Administrar un software de gestión distinto para cada tarea de tu restaurante o tienda es mucho más que una mensualidad extra a pagar. Se trata de una gran inversión de tu tiempo para hacer que todo cuadre.
Punto de venta para negocio, apps de delivery, facturación, inventario, reportes. Muchos administradores pasan horas uniendo la información de aplicaciones que no se comunican entre sí. Y cuando los datos no coinciden, los errores se multiplican y el estrés por lidiar con cada servicio de soporte se intensifica.
En este artículo, te ayudamos a identificar los costos ocultos que no se ven en la factura, y te enseñamos a simplificar tu administración para ahorrar tiempo y dolores de cabeza en tus tareas diarias.
Punto de venta para negocios (POS) — procesa las ventas en el mostrador o salón, y registra los movimientos de dinero.
Apps de delivery — Rappi, Uber Eats, DiDi Foods. Gestionas cada app con su tablet por separado.
Facturación electrónica (CFDI) — portales de facturación a los que debes ingresar para emitir comprobantes fiscales válidos.
Sistema de control de inventario para tiendas o restaurantes — controla stock de productos, insumos y mermas.
Software de reportes y análisis — mide ventas, rentabilidad y desempeño, muchas veces armado a mano en una hoja de cálculo.
Cuando estos sistemas no se comunican entre sí, cada uno se convierte en una fuente de datos aislada que alguien del equipo tiene que unir manualmente, todos los días.
Para saber si hay costos ocultos que afectan a la rentabilidad de tu restaurante, existen algunas señales que vale la pena identificar. Y no, no siempre tiene que ver con el dinero que gastas, sino con el tiempo que le dedicas a tareas que podrías automatizar. Estos son algunos ejemplos de señales que detectamos en clientes antes de usar Ambit como software de gestión:
✔Cada fin de mes, alguien del equipo dedicaba horas a armar un reporte consolidado a mano
✔Existían diferencias entre el stock del sistema y el stock real, y nadie estaba seguro de por qué
✔Cuando algo fallaba, no había claridad sobre qué proveedor llamar primero
✔El personal nuevo tardaba varios días en aprender a usar todas las herramientas del negocio
El "plan básico" que se contrató terminaba costando más de lo esperado, por funciones que se sumaron después
Si dos o más de estas situaciones te resultan familiares, probablemente el costo oculto ya es parte de tu operación diaria y esté impactando en tu rentabilidad en el mediano plazo, aunque aún no lo hayas puesto en números.
A la hora de decidir qué software de gestión encaja mejor con la administración de tu restaurante o tienda, hazte estas preguntas para identificar un posible costo oculto que impactará en tu negocio.
¿El sistema se integra de forma nativa con las apps de delivery, o requiere procesos manuales?
No es lo mismo que un sistema "acepte" pedidos de delivery a que se integre de forma nativa con las apps. La integración debe lograr que los pedidos caigan directo en el punto de venta, se registren y guarden los datos de los clientes. Además, debería sincronizar cada menú de la app con el inventario del sistema.
¿Cómo se resuelve el soporte cuando el problema involucra a más de un sistema a la vez?
Con varios proveedores, una falla suele terminar con un proveedor responsabilizando al otro. Pregunta cómo es el canal de soporte (chat, teléfono, WhatsApp), horarios disponibles y si se resuelve con personas o solo con tickets automáticos.
¿Cuánto tiempo toma implementarlo y capacitar al equipo?
El tiempo de implementación es parte del costo, aunque no figure en la mensualidad. Consulta cuánto tarda la puesta en marcha, si incluye acompañamiento, y qué tan rápido puede aprender a usarlo alguien sin experiencia. Eso impacta en cada contratación futura.
¿Qué pasa con mis datos históricos si en el futuro decido cambiar de proveedor?
Los datos de ventas, inventario y clientes son del negocio, y poder llevárselos sirve para no atarse a un proveedor. Confirma si el sistema permite exportar la información en un formato usable y si acompaña el proceso de migración, tanto al entrar como al salir.
Nadie planea terminar con cinco sistemas que no se hablan. Se llega ahí resolviendo un problema a la vez. Pero el resultado acumulado tiene un costo que rara vez se mide, porque no está en las facturas: está en el tiempo, en los errores y en las funciones que se pagan aparte.
Antes de sumar una herramienta más, vale la pena que compares alternativas para que decidas cuál es el mejor software de gestión para tu negocio y tu operación diaria.
En Ambit armamos una comparativa función por función entre distintos sistemas de gestión para negocios gastronómicos y de retail, para que puedas verlo con datos concretos.
